Styrearbeid – risikofaktorer og faresignaler når noe er galt

Ønsker du deg styreerfaring? Styrearbeid kan være noe av det mest inspirerende du kan drive med, men du skal holde tunga rett i munnen når driften ikke er under kontroll. 

Jeg fikk mitt første styreverv da jeg var 15 år. Etter at jeg sluttet i fast heltidsjobb for to år siden og ble frilanser, bruker jeg nå mye av min arbeidstid på styrearbeid. Gjennom mange år som politisk engasjert og samfunnsengasjert har jeg vært med i mange veldig ulike styrer, som privatperson eller gjennom jobber jeg har hatt. Jeg har gjennom årene sittet i flere styrer som har måttet gripe inn i problemer med økonomi eller andre forhold ved driften. I noen bloggartikler framover tenkte jeg å dele noen av mine erfaringer med styrearbeid. Dette er første artikkel. Den tar for seg noen risikofaktorer (ikke alle!) knyttet til ulike drifts- og finansieringsformer og faresignaler man bør følge med på som styremedlem. 

Styrearbeid er spennede og lærerikt. Som styremedlem slipper du unna daglige trivialiteter i driften og kan konsentrere deg om overordnede strategiske og økonomiske forhold. Styret er også daglig leder viktigste sparringspartner og støttespiller i hennes eller hans arbeid. Men det er først når ting ikke går som de skal, at det blir virkelig utfordrende å jobbe i et styre. Det er også da styret og dets kompetanse og handlekraft som kollegium blir testet. Styret skal og må overvåke den daglige driften og gripe inn hvis administrasjonen ikke skjøtter sine oppgaver slik den skal. Det er styret, ikke daglig leder, som står ansvarlig for driften og økonomien overfor generalforsamlingen. Hvis selskapet mister kontroll med økonomien, er styret ansvarlig for å gripe inn og sette iverk tiltak for å få kontroll. I ytterste fall er styrets medlemmer personlig ansvarlige for økonomiske tap, dersom de ikke har gjort jobben sin og sikret god økonomisk drift i selskapet. Det går fram av Aksjeloven. Forholder du deg passiv mens egenkapitalen går tapt og det opparbeides gjeld fordi selskapet driver for kreditors regning kan du altså bli dømt til å betale erstatning fra egen lomme, hvis selskapet skulle gå konkurs og det ligget udekkede krav i boet. Det hjelper ikke nødvendigvis å vise til at du ikke fikk informasjonen du skulle. Som styremedlem skal du etterlyse informasjon om den økonomiske driften, hvis du ikke får god nok rapportering om utviklingen i økonomien. 

Min erfaring med styrearbeid er fra både fra store og mindre virksomheter med begrenset størrelse på budsjetter og administrasjon. Jeg var for mange år siden styremedlem i Statens Lånekasse for Utdanning og jeg sitter nå i styrene i to av de store, sammenslåtte museumsorganisasjonene, Vest-Agdermuseet og Anno Museum (museene i Hedmark). Jeg sitter blant annet også i styrene i Reisemål Hardangerfjord og Destinasjon Røros. Jeg har gjennom årene jobbet med alt fra bittesmå lag og foreninger til store og profesjonelle administrasjoner. Disse møter selvsagt sine styrer på ulik måte, men de samme hovedprinsippene skal likevel gjelde. Samme prinsipper for god økonomistyring og kontroll med driften gjelder også for stiftelser og lag og foreninger som for AS-er, selv om lovverk og regelverk kan være noe ulikt.

Etter å ha jobbet i flere styrer som har måttet rydde opp i økonomi eller administrasjon i mindre virksomheter som har fått problemer, har jeg merket meg noen risikofaktorer man fra styret bør holde spesielt godt øye med:

  • Man driver arrangementer eller har prosjekter med veldig stor omsetning i forhold til virksomhetens samlede størrelse. Virksomheten har ikke reserver eller buffer til å tåle inntektssvikt eller kostnadssprekk i arrangementet eller prosjektet.
  • Stor prosjektportefølje i forhold til ordinær drift. Prosjekter og jakt på prosjektmidler drar virksomheten ut av kurs og kan overstyre de egentlige hovedprioriteringene.
  • Prosjektansatte går over i faste stillinger og man pådrar seg et høyere kostnadsnivå og dyrere administrasjon enn grunnfinansieringen kan bære.
  • Virksomheten er finansiert av usikre bevilgninger på offentlige budsjetter og får ikke informasjon om økonomiske rammer før et stykke ut i driftsåret. Da er det for sent å kutte kostnader med helårsvirkning, hvis man tildeles mindre midler enn forventet.
  • Stram likviditet gjennom året på grunn av lav egenkapital. Dette løses med vedvarende bruk av kassakreditt som i realiteten er et (ulovlig) lån. En meget farlig situasjon.
  • Konkurranse, konflikter eller kompetansestrid internt i organisasjonen eller overfor samarbeidspartnere som griper inn i finansiering av drift og/eller prosjektøkonomi. 
  • Daglig ledelse med kompetanse og fokus på virksomhetens hovedoppgaver, men ikke på økonomi og administrasjon. Slike ledere kan i noen tilfeller overse faresignaler eller forsømme økonomistyring og skyve problemer foran seg.
  • Sviktende regnskapsfunksjon. Små virksomheter uten egen økonomimedarbeider, controller og lignende kjøper gjerne regnskapstjenester fra et eksternt firma. Hvis leveransen er dårlig, man gjør hyppige skifter eller regnskapene ikke kommer i tide, kan det være et alvorlig faresignal. Manglende oversikt over økonomien gjør det umulig for styret å gjøre jobben sin, og man styrer i realiteten i blinde. 

Er ett eller flere av forholdene over til stede, kan det være et alvorlig problem, selv om ikke alltid trenger å være det. Usikker finansiering er eksempelvis en situasjon mange virksomheter må leve med. Styrets ansvar er likevel å sørge for at budsjetter og bemanning ikke er så optimistisk lagt opp at man går på store tap eller underskudd hvis tildelingene man håper på uteblir. I senere innlegg har jeg tenkt å gå litt nærmere inn på hvordan man kan angripe noen av problemstillingene ovenfor. 

Edit: Mange skrivefeil fra utkastfasen dukket opp igjen fordi en gammel versjon av innlegget overskrev den redigerte og innlegget måtte redigeres og rettes på nytt. 

2 thoughts on “Styrearbeid – risikofaktorer og faresignaler når noe er galt

  1. Fint initiativ, Hilde. Tror mange kan ha nytte av å se hva mer erfarne styremedlemmer sitter med av lærdom. Jeg er enig i at styreroller er lærerikt, spennende og (til tider) utfordrende – og det er det som gjør det så interessant. Håper du også kommer mer inn på ansvaret som man har som styremedlem. Lett å la seg blende av «æren» å bli spurt uten å tenke på ansvaret hver og en har personlig. Sammensetning av styret er og et område jeg synes bør få mer vekt rundt omkring. Vi skal ha forskjellige roller og skal kunne bidra med ulik kompetanse. Og nettopp det å bidra må være utgangspunktet når man takker ja til et verv i et styre. Lykke til!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *